Du bon de commande au rayon

Soixante pots de miel commandés à 115 l’unité. Vingt-quatre arrivent, le solde passe à 60, le coût moyen monte à 113,50 et les dettes fournisseurs augmentent de 2 760.

1. 1.Les achats ne sont pas un livre de dépenses. C’est l’autre face du stock : ce que vous avez commandé, ce qui est arrivé et ce qui est encore en route — et l’écart entre les trois vous apprend qu’un fournisseur est en retard avant qu’un client mécontent ne le fasse.
2. 2.Avant de commencer, regardez « Engagé » en haut : le total des commandes passées qui ne sont pas complètes. Ce n’est pas une dette — rien n’est arrivé — mais c’est de l’argent que vous avez promis de dépenser, et c’est le chiffre qu’oublient tous ceux qui planifient leur trésorerie à partir du seul relevé bancaire.
3. 3.Le fournisseur vient d’une fiche existante, comme un client. À côté se trouve un champ plus important qu’il n’en a l’air : « Livrer à ». La commande désigne son entrepôt dès maintenant, car la réception fera bouger le solde d’un entrepôt précis — et ce n’est pas une décision à prendre à la minute où le camion arrive.
4. 4.C’est le choix de l’article dans le stock qui fait bouger un solde à cette ligne. Une ligne saisie en texte libre — « fret », « douane » — reste sur la commande et ne touche jamais le stock, et c’est voulu : tout ce que vous achetez n’est pas de la marchandise qui va en rayon.
5. 5.Soixante pots. Ici, les quantités sont en millièmes, comme sur les factures : commander une demi-tonne ou un quart de litre reste un entier exact, sans qu’aucune erreur de division ne s’y glisse.
6. 6.115 le pot — il était à 112,50 la dernière fois. C’est exactement ce coût qui entrera en stock à la réception, et non un prix consulté plus tard dans une liste quelconque : ce que vous avez payé est un fait historique, et la valeur qui arrive en rayon doit être celle-là.
7. 7.Le total est de 6 900, plus 1 035 de taxe. Enregistrez-le en brouillon : il n’a pas encore de numéro, rien n’est parti chez le fournisseur et rien n’a changé en comptabilité. Un brouillon est une feuille sur votre bureau, pas une promesse faite à quiconque.
8. 8.C’est au moment où elle est passée que la commande prend son numéro — PO-2026-0042 — exactement comme une facture prend son numéro à l’émission et non à l’enregistrement. Et ce n’est qu’à partir de maintenant que l’on peut réceptionner quoi que ce soit sur cette commande : le système refuse une réception sur une commande non passée, car ce serait de la marchandise arrivée sans que personne ne l’ait commandée.
9. 9.Le camion arrive avec vingt-quatre pots. Le champ indique déjà 60 — la quantité restant à recevoir, ce qui arrive le plus souvent — et vous le remplacez par ce qui est réellement venu. Ici, la réception se fait par ligne et non par commande : cinq articles sur la commande et trois dans la camionnette, vous en réceptionnez trois et les deux autres restent ouverts.
10. 10.Le statut passe à « Partiellement réceptionné » et 36 sont encore en route. Et s’il arrive plus que commandé — douze pour une commande de dix — le système l’accepte et le signale comme excédent au lieu de le refuser : le fournisseur en a envoyé douze et l’entrepôt en contient douze ; refuser de l’enregistrer ne renvoie pas les deux en trop, cela rend simplement votre chiffre de stock mensonger.
11. 11.Passons à l’article lui-même. La réception n’a pas seulement été enregistrée sur la commande : elle a écrit un mouvement de stock complet avec sa référence — le numéro du bon de commande — si bien que, devant n’importe quel pot, vous pouvez savoir par quelle livraison il est arrivé et à quel prix.
12. 12.Soixante pots pour une valeur de 6 810, à un coût moyen passé de 112,50 à 113,50. Les anciens pots n’ont pas été revalorisés et rien les concernant n’a été touché : la valeur entrante a été ajoutée telle qu’elle a été payée, et la moyenne n’est que la division faite ensuite. C’est pourquoi l’erreur d’arrondi ne peut pas s’accumuler — aucune moyenne n’est stockée pour être mise à jour ; on stocke une quantité et une valeur, et la moyenne est calculée quand on en a besoin.
13. 13.Il reste un côté. La marchandise est en rayon et le fournisseur n’a pas été payé ; cela doit apparaître quelque part — sinon vous possédez du stock sans contrepartie, et c’est un bilan qui ne s’équilibre pas.
14. 14.Le compte stock 1200 est débité de 2 760 et le compte dettes fournisseurs 2010 crédité du même montant — la valeur de ce qui est arrivé, pas celle de toute la commande. Un actif est devenu un actif et un passif, et il n’y a ici aucune charge : acheter n’est pas dépenser, cela devient un coût le jour où ce que vous avez acheté est vendu. Notez aussi que l’écriture est au coût, sans aucune taxe, car ce que vous payez en taxe ne fait pas partie de ce que coûte un pot.