De la facture à l’encaissement

Des rayonnages livrés à un client à crédit : une facture de 5 520, envoyée sur WhatsApp, dont 2 000 sont réglés par virement bancaire.

1. 1.Nous commençons dans « Facturation », pas à la caisse. La différence, c’est qu’il s’agit d’une vente à crédit : la marchandise est partie et l’argent n’est pas arrivé, il faut donc un document qui constate la dette.
2. 2.Une nouvelle facture. Notez le compteur « Restant dû » en haut — c’est le chiffre que cette facture va faire bouger.
3. 3.Le client est choisi dans une fiche existante plutôt que saisi en texte libre. La fiche porte le numéro fiscal et le mobile — c’est ce qui est imprimé sur la facture et ce à quoi elle est envoyée.
4. 4.La description de la ligne est rédigée telle que le client la lira. Ce texte est ce qui apparaît sur la facture, dans le message WhatsApp et dans tout désaccord ultérieur.
5. 5.Six rayonnages. Les quantités sont stockées en millièmes, si bien qu’un demi-kilo ou un quart de tonne reste un entier exact au lieu de perdre en précision lors d’une division.
6. 6.Le prix hors taxe. Regardez la colonne « Total » se calculer pendant la saisie — avec les mêmes fonctions que celles qu’utilise le serveur pour recalculer à l’enregistrement, si bien que l’écran et le document ne peuvent pas diverger.
7. 7.La taxe est calculée ligne par ligne puis additionnée, et non appliquée une seule fois au total général. La différence se compte en halalas, mais c’est elle qui fait que votre facture et celle du client concordent : 4 800 hors taxe, 720 de taxe, 5 520 au total.
8. 8.L’émission est le moment où la facture devient un document. C’est seulement ici qu’elle prend son numéro séquentiel — car un brouillon supprimé ne doit pas laisser de trou — et seulement ici que son écriture est passée dans les comptes.
9. 9.Le bouton ouvre WhatsApp avec un message déjà rédigé : le numéro, le montant et l’échéance. JooDax n’envoie rien en votre nom — vous le relisez et l’envoyez depuis votre propre numéro, si bien qu’il arrive de l’entreprise et non d’un système.
10. 10.Le message est rédigé et attend que vous appuyiez sur envoyer. Deux semaines plus tard, le client vire une partie du montant, et nous l’enregistrons. Et le mode de paiement n’est pas une formalité : « Espèces » va au compte de caisse et tout autre mode va au compte bancaire.
11. 11.Deux mille sur 5 520. Un paiement partiel est un état normal qui a son propre nom — ni « impayée » ni « payée ».
12. 12.Enregistrez-le. Un paiement partiel est un état à part entière, avec son propre nom — ni « impayée » ni « payée » — et la référence que vous saisissez ici est ce qui reliera le virement sur le relevé bancaire à cette facture précise.
13. 13.Le statut indique maintenant « Partiellement payée » et 3 520 restent dus. Ce chiffre n’est dans aucun champ : c’est le total moins ce qui est arrivé, calculé à chaque lecture, si bien qu’il ne peut pas se décaler de la réalité. Et maintenant : qu’est-ce que tout cela a fait aux comptes ?
14. 14.Deux écritures, pas une, toutes deux passées automatiquement sans étape de validation. Celle du bas est la facture : créances clients débitées de 5 520 en contrepartie de ventes de 4 800 et d’une taxe à payer de 720 — autrement dit, le produit a été constaté le jour de l’émission, et non le jour de l’arrivée de l’argent. Celle du haut est l’encaissement, et elle ne touche jamais aux ventes, car la vente n’a eu lieu qu’une fois : banque en hausse de deux mille, créances en baisse de deux mille. La dette s’est transformée en argent, et 3 520 restent dus par le client.