من الفاتورة إلى التحصيل

توريد رفوف لعميل بالأجل: فاتورة بـ ٥٬٥٢٠ ريال، تُرسل على واتساب، ويُسدَّد منها ٢٬٠٠٠ تحويلًا بنكيًا.

1. 1.نبدأ من الفوترة، لا من نقطة البيع. الفرق أن هذا بيع بالأجل: البضاعة خرجت والمال لم يصل بعد، فلا بد من مستند يُثبت الدين.
2. 2.فاتورة جديدة. لاحظ عدّاد «غير محصَّل» في الأعلى — هذا هو الرقم الذي ستغيّره هذه الفاتورة.
3. 3.العميل يُختار من ملف قائم، لا يُكتب نصًا حرًا. الملف يحمل الرقم الضريبي والجوال، وهما ما سيُطبعان على الفاتورة ويُستخدمان في إرسالها.
4. 4.وصف البند يُكتب كما يفهمه العميل. هذا النص هو ما سيقرأه في الفاتورة وفي رسالة الواتساب وفي أي نزاع لاحق.
5. 5.ستة أرفف. الكمية تُحفظ بالأجزاء من الألف، فنصف كيلو أو ربع طن يبقى عددًا صحيحًا ولا يفقد دقته في القسمة.
6. 6.السعر قبل الضريبة. انظر إلى عمود الإجمالي على اليسار وهو يُحسب أثناء الكتابة — بالدوال نفسها التي سيُعيد الخادم حسابها بها عند الحفظ، فلا يمكن أن تختلف الشاشة عن المستند.
7. 7.الضريبة تُحسب لكل بند على حدة ثم تُجمع، لا على الإجمالي دفعة واحدة. الفرق هللات، لكنه الفرق الذي يجعل فاتورتك تطابق فاتورة العميل: ٤٬٨٠٠ مجموعًا، و٧٢٠ ضريبة، و٥٬٥٢٠ إجمالًا.
8. 8.الإصدار هو اللحظة التي تصير فيها الفاتورة مستندًا. هنا فقط تأخذ رقمها المتسلسل — لأن مسودة محذوفة يجب ألّا تترك فجوة في الترقيم — وهنا فقط يُكتب قيدها في الدفاتر.
9. 9.الزر يفتح واتساب برسالة مكتوبة فيها رقم الفاتورة ومبلغها وتاريخ استحقاقها. جوداكس لا يرسل شيئًا نيابة عنك: أنت تراجع الرسالة وترسلها من رقمك، فتصل من المنشأة لا من نظام.
10. 10.الرسالة مكتوبة وتنتظر ضغطة إرسال. بعد أسبوعين يُحوّل العميل جزءًا من المبلغ، فنسجّله. والطريقة ليست تفصيلًا شكليًا: «نقدًا» تذهب إلى حساب الصندوق، وأي طريقة أخرى تذهب إلى حساب البنك.
11. 11.ألفان من أصل ٥٬٥٢٠. الدفعة الجزئية حالة طبيعية ولها اسم في النظام، لا «فاتورة غير مدفوعة» ولا «فاتورة مدفوعة».
12. 12.نسجّل. الدفعة الجزئية حالة قائمة بذاتها لها اسمها في النظام — لا «غير مدفوعة» ولا «مدفوعة» — والمرجع الذي تكتبه هنا هو ما سيربط الحوالة في كشف البنك بهذه الفاتورة بالذات.
13. 13.الحالة صارت «مدفوعة جزئيًا» والمتبقي ٣٬٥٢٠. لم يُكتب هذا الرقم في أي حقل: هو الإجمالي ناقص ما وصل، يُحسب عند كل قراءة، فلا يمكن أن يتخلف عن الواقع. والآن: ماذا فعل كل هذا بالدفاتر؟
14. 14.قيدان لا واحد، وكُتبا تلقائيًا بلا خطوة ترحيل. الأسفل هو الفاتورة: ذمم مدينة ٥٬٥٢٠ مدينة، مقابل مبيعات ٤٬٨٠٠ وضريبة مستحقة ٧٢٠ — أي أن الإيراد اعتُرف به يوم الإصدار لا يوم وصول المال. والأعلى هو التحصيل، ولا يمسّ المبيعات إطلاقًا لأن البيع تمّ مرة واحدة: البنك مدين بألفين والذمم دائنة بألفين، فتحوّل الدين إلى نقد وبقي ٣٬٥٢٠ على العميل.