La réponse courte
Commencez par quatre décisions : un plan comptable assez simple pour votre activité et pas plus grand, un exercice comptable fixe, la comptabilité d’engagement pour qu’une opération soit enregistrée quand elle a lieu plutôt que quand elle est payée, et une numérotation des documents qui ne peut pas se répéter. Chaque complication que vous évitez maintenant vous épargne un mois de nettoyage plus tard, et chaque raccourci que vous prenez aujourd’hui se paie au premier contrôle.
Les étapes
Construisez un plan comptable à la taille de votre activité
Cinq groupes : actifs, passifs, capitaux propres, produits et charges. Sous chacun, uniquement les comptes que vous utilisez réellement. Une seule boutique n’a pas besoin de quarante comptes de charges ; il lui faut le loyer, les salaires, l’électricité, les achats et quelques autres. Un compte que personne n’utilise rend les états plus longs et plus difficiles à lire, alors qu’un compte manquant s’ajoute en une minute.
Choisissez l’exercice comptable et n’y touchez plus
Il ne doit pas forcément aller de janvier à décembre. Beaucoup d’entreprises choisissent un exercice qui se termine pendant leur saison creuse, car l’inventaire physique et la clôture des comptes sont plus simples quand peu de choses bougent. L’essentiel est qu’il reste fixe : le changer transforme une comparaison d’une année sur l’autre en une comparaison entre deux périodes différentes, qui ne vous apprend rien.
Enregistrez selon la comptabilité d’engagement
Une opération est enregistrée le jour où elle a lieu, et non le jour où l’argent bouge : une vente à la livraison même si le client paie le mois suivant, une charge à l’arrivée des marchandises même si vous payez le fournisseur plus tard. La comptabilité de trésorerie est plus simple, mais elle vous ment chaque mois où il y a des ventes à crédit — elle affiche un mois excellent suivi d’un mois catastrophique, alors qu’en réalité les deux étaient ordinaires.
Séparez l’argent de l’entreprise du vôtre
Un compte bancaire réservé à l’entreprise, et aucune dépense personnelle dessus. C’est ce qui ruine le plus la comptabilité des petites entreprises : les prélèvements de l’exploitant sont enregistrés comme des charges, et une entreprise rentable semble perdre de l’argent. Les prélèvements de l’exploitant sont un compte de capitaux propres, pas une charge au compte de résultat.
Numérotez chaque document dès le départ
Factures, bons de commande, écritures comptables et reçus, chacun avec sa propre séquence. La numérotation n’est pas de la paperasserie : c’est elle qui permet de demander une facture précise deux ans plus tard et de la retrouver, et de rendre visible un document manquant au milieu. Commencez-la dès le premier document ; l’ajouter plus tard revient à numéroter le passé à la main.
Clôturez chaque mois au lieu d’attendre la fin de l’année
Vérifiez les soldes, faites le rapprochement bancaire, assurez-vous que chaque facture fournisseur reçue est entrée dans les livres — puis clôturez le mois pour que rien ne puisse y être comptabilisé ensuite. La différence entre une entreprise qui clôture chaque mois et une autre qui attend la fin de l’année, c’est la différence entre corriger une erreur vieille d’un mois et corriger une erreur vieille de onze mois sur laquelle tout ce qui a suivi a été bâti.
Erreurs fréquentes
- Copier en bloc le plan comptable d’une autre entreprise. Le plan d’une usine ne convient pas à un cabinet de conseil, et les comptes inutilisés noient ceux qui servent.
- Remettre à plus tard les petites dépenses. Leur total en fin d’année n’a rien de petit, et s’en souvenir six mois plus tard est impossible.
Questions fréquentes
- Ai-je besoin d’un comptable dès le premier jour ?
- Il vous faut quelqu’un pour poser les fondations — le plan comptable et les règles — ne serait-ce qu’une fois. L’enregistrement quotidien peut ensuite être assuré par le dirigeant avec un logiciel qui impose les règles de la partie double. Un audit annuel est une autre question, et il peut être obligatoire selon votre taille et la loi de votre pays.
- Un tableur suffit-il au début ?
- Il suffit pour quelques mois et quelques dizaines d’écritures. Ce qui lâche, ce n’est pas le calcul mais la séquence et les liens : rien n’empêche de modifier une ancienne ligne, et rien ne relie une facture à son écriture et au stock. Dès que les opérations deviennent quotidiennes, le temps passé à faire des rapprochements dépasse le coût de n’importe quel logiciel.
Termes utilisés dans ce guide
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