La réponse courte
Un inventaire compare ce que disent les comptes avec ce qui se trouve sur l’étagère, et l’écart entre les deux est un fait, pas une panne. Arrêtez les mouvements avant de compter, comptez dans l’unité de stockage de l’article plutôt que dans son unité de vente, notez le chiffre compté avant de regarder le chiffre enregistré, et réglez l’écart par un ajustement dont le motif est écrit. Sautez l’une de ces étapes, et le chiffre obtenu n’est pas un chiffre sur lequel vous pouvez bâtir.
Les étapes
Arrêtez les mouvements, ne serait-ce qu’une heure
Compter tout en vendant et en réceptionnant produit un chiffre qui n’appartient à aucun moment : un article compté, vendu, puis compté à nouveau. Gelez les réceptions et les sorties pendant l’inventaire, ou comptez en dehors des heures d’ouverture. Si ni l’un ni l’autre n’est possible, consignez séparément chaque mouvement survenu pendant le comptage afin de pouvoir l’ajouter ou le soustraire ensuite.
Comptez dans l’unité de stockage
Si un article est stocké en cartons et vendu à l’unité, comptez les cartons et convertissez ensuite. Compter dans l’unité de vente crée des erreurs de multiplication : un carton de 24 unités compté comme 20 unités signifie que quelqu’un l’a ouvert sans l’enregistrer, et cette information est perdue si vous comptez à l’unité dès le départ.
Comptez à l’aveugle : n’affichez pas le chiffre enregistré
La feuille de comptage ne porte pas le solde attendu. L’œil cherche une confirmation : quelqu’un qui voit « 48 » imprimé compte jusqu’à 48 et s’arrête. Un comptage à l’aveugle fait apparaître les écarts qu’une feuille pré-remplie dissimule, et c’est toute la différence pratique entre un inventaire qui trouve quelque chose et un inventaire qui se confirme lui-même.
Expliquez l’écart avant de le comptabiliser
Les écarts ont des causes connues : casse, vol, erreur de réception, sortie jamais enregistrée, ou deux articles similaires confondus. Un ajustement passé sans motif cache le problème et le fait revenir le mois suivant. Écrivez le motif sur l’ajustement lui-même, et l’inventaire devient un outil de gestion plutôt qu’un rituel annuel.
Comptez les articles importants plus d’une fois par an
Un seul inventaire annuel complet est épuisant et arrive trop tard. L’inventaire tournant est préférable : les articles de forte valeur ou à rotation rapide chaque mois, les autres chaque trimestre ou deux fois par an. Les fuites sont alors détectées en quelques semaines plutôt qu’un an plus tard, et les chiffres de stock restent exploitables toute l’année.
Questions fréquentes
- Comment valoriser la quantité comptée ?
- Au coût, pas au prix de vente. La méthode de valorisation — coût moyen pondéré ou premier entré, premier sorti — est choisie une fois et appliquée de façon constante, car en changer rend la comparaison entre deux années dénuée de sens.
- Et si l’écart est très important ?
- Recomptez avant d’ajuster. Les gros écarts sont généralement une erreur d’unité de mesure, un article compté deux fois ou un emplacement que personne n’a visité — pas une perte réelle. Une fois l’écart confirmé, passez l’ajustement avec son motif complet.
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