Satın alma siparişinden rafa

Tanesi 115’ten altmış kavanoz bal sipariş edildi. Yirmi dördü geliyor; stok bakiyesi 60’a, ortalama maliyet 113,50’ye çıkıyor ve borçlar 2.760 artıyor.

1. 1.Satın alma bir gider defteri değildir. Stokun öbür yüzüdür: ne sipariş ettiğiniz, ne geldiği ve neyin hâlâ yolda olduğu — bu üçü arasındaki fark, bir tedarikçinin geciktiğini size öfkeli bir müşteriden önce söyler.
2. 2.Başlamadan önce üstteki “Taahhüt edilen” rakamına bakın: verilmiş ama tamamlanmamış siparişlerin toplamı. Bu bir borç değildir — henüz hiçbir şey gelmedi — ama harcamaya söz verdiğiniz paradır ve nakit planını yalnızca banka ekstresinden yapan herkesin unuttuğu rakamdır.
3. 3.Tedarikçi, tıpkı müşteri gibi kayıtlı bir karttan gelir. Yanında göründüğünden daha önemli bir alan var: “Teslim yeri”. Sipariş deposunu şimdiden belirler, çünkü mal kabul belirli bir deponun bakiyesini hareket ettirecek — ve bu, kamyonun geldiği dakikada verilecek bir karar değildir.
4. 4.Bu satırın bir bakiyeyi hareket ettirmesini sağlayan, ürünün stoktan seçilmesidir. Serbest metin olarak yazılan bir satır — “navlun”, “gümrük” — siparişte kalır ve stoka hiç dokunmaz; bu bilinçlidir: satın aldığınız her şey rafa konan mal değildir.
5. 5.Altmış kavanoz. Miktarlar burada da faturalarda olduğu gibi binde bir hassasiyetle tutulur; böylece yarım ton ya da çeyrek litre sipariş etmek kesin bir tam sayı olarak kalır ve araya bölme hatası sızmaz.
6. 6.Kavanozu 115 — geçen sefer 112,50’ydi. Mal kabulde stoka girecek olan tam olarak bu maliyettir, sonradan bir listede aranacak bir fiyat değil: ödediğiniz tutar tarihsel bir olgudur ve rafa giren değer de o olmalıdır.
7. 7.Toplam 6.900, üstüne 1.035 vergi. Taslak olarak kaydedin: henüz numarası yok, tedarikçiye hiçbir şey gitmedi ve defterlerde hiçbir şey değişmedi. Taslak, masanızdaki bir kâğıttır; kimseye verilmiş bir söz değildir.
8. 8.Sipariş, verildiği anda numarasını alır — PO-2026-0042 — tıpkı bir faturanın numarasını kaydedilirken değil düzenlendiğinde alması gibi. Ve ancak bundan sonra bu siparişe karşı mal kabul yapılabilir: sistem verilmemiş bir sipariş için mal kabulü reddeder, çünkü bu, kimsenin sipariş etmediği malın gelmesi demektir.
9. 9.Kamyon yirmi dört kavanozla geliyor. Alanda zaten 60 yazıyor — hâlâ beklenen miktar; genellikle gelen de budur — ve siz bunu gerçekte gelenle değiştiriyorsunuz. Mal kabul burada sipariş başına değil satır başınadır: siparişte beş ürün varsa ve araçta üçü geldiyse üçünü teslim alırsınız, diğer ikisi açık kalır.
10. 10.Durum “Kısmen teslim alındı” olur ve 36 kavanoz hâlâ yoldadır. Siparişten fazlası gelirse — on adetlik siparişe karşılık on iki — sistem bunu reddetmek yerine kabul eder ve fazla olarak işaretler: tedarikçi on iki gönderdi ve depoda on iki var; bunu kaydetmeyi reddetmek fazladan ikisini geri göndermez, yalnızca stok rakamınızı yalana çevirir.
11. 11.Şimdi ürünün kendisine geçelim. Mal kabul yalnızca siparişe kaydedilmedi: referansıyla birlikte — satın alma siparişinin numarası — eksiksiz bir stok hareketi yazdı; böylece herhangi bir kavanozun önünde durup onun hangi teslimatla ve hangi fiyattan geldiğini öğrenebilirsiniz.
12. 12.Değeri 6.810 olan altmış kavanoz; ortalama maliyet 112,50’den 113,50’ye çıktı. Eski kavanozlar yeniden fiyatlanmadı ve onlara ait hiçbir şeye dokunulmadı: gelen değer ödendiği gibi eklendi, ortalama ise sonrasında yapılan bölmedir. Yuvarlama hatasının birikememesinin nedeni budur — güncellenmek üzere bir ortalama saklanmaz; bir miktar ve bir değer saklanır, ortalama gerektiğinde türetilir.
13. 13.Geriye bir taraf kaldı. Mallar rafta ve tedarikçiye ödeme yapılmadı; bunun bir yerde görünmesi gerekir — yoksa karşılığı olmayan bir stoka sahip olursunuz ve bu da denk tutmayan bir bilançodur.
14. 14.Stoklar 1200 hesabı 2.760 borçlandırıldı, ticari borçlar 2010 hesabı aynı tutarla alacaklandırıldı — tüm siparişin değeri değil, gelenin değeri. Bir varlık, bir varlık ve bir yükümlülüğe dönüştü; burada hiç gider yok: satın almak harcamak değildir, satın aldığınız şeyin satıldığı gün maliyete dönüşür. Kaydın vergisiz, yalnızca maliyetle yapıldığına da dikkat edin, çünkü vergi olarak ödediğiniz tutar bir kavanozun maliyetinin parçası değildir.