Faturadan tahsilata

Bir müşteriye vadeli olarak raf sistemi tedariki: WhatsApp’tan gönderilen 5.520 tutarında bir fatura; bunun 2.000’i banka havalesiyle ödenir.

1. 1.Kasadan değil, Faturalama’dan başlıyoruz. Fark şu: bu bir vadeli satıştır; mal gitti ama para henüz gelmedi, bu yüzden borcu kayda geçiren bir belge olmalıdır.
2. 2.Yeni bir fatura. Üstteki “Tahsil edilmemiş” sayacına dikkat edin — bu faturanın değiştirmek üzere olduğu rakam budur.
3. 3.Müşteri serbest metin olarak yazılmaz, mevcut bir kayıttan seçilir. Kayıt vergi numarasını ve cep telefonunu taşır — faturaya basılan ve faturanın gönderildiği bilgiler bunlardır.
4. 4.Satır açıklaması, müşterinin okuyacağı şekilde yazılır. Faturada, WhatsApp mesajında ve sonradan çıkabilecek her anlaşmazlıkta görünen metin budur.
5. 5.Altı raf. Miktarlar binde birlik birimlerle saklanır; böylece yarım kilo ya da çeyrek ton, bir bölmede hassasiyet kaybetmek yerine kesin bir tam sayı olarak kalır.
6. 6.Vergi öncesi fiyat. Siz yazarken “Toplam” sütununun hesaplandığını izleyin — sunucunun kaydederken yeniden hesapladığı aynı fonksiyonlarla; bu yüzden ekran ile belge birbiriyle çelişemez.
7. 7.Vergi tek seferde genel toplama uygulanmaz; her satır için ayrı hesaplanıp toplanır. Fark birkaç halaladır, ama faturanızla müşterinin faturasının tutmasını sağlayan fark budur: 4.800 net, 720 vergi, toplam 5.520.
8. 8.Faturanın kesilmesi, onun bir belgeye dönüştüğü andır. Sıra numarasını yalnızca burada alır — çünkü silinen bir taslak boşluk bırakmamalıdır — ve kaydı defterlere yalnızca burada yazılır.
9. 9.Düğme, önceden yazılmış bir mesajla WhatsApp’ı açar: numara, tutar ve vade tarihi. JooDax sizin adınıza hiçbir şey göndermez — mesajı gözden geçirir ve kendi numaranızdan gönderirsiniz; böylece mesaj bir sistemden değil, işletmeden gelir.
10. 10.Mesaj yazıldı ve göndere basmanızı bekliyor. İki hafta sonra müşteri tutarın bir kısmını havale eder, biz de bunu kaydederiz. Yöntem de bir formalite değildir: “Nakit” kasa hesabına, diğer her şey banka hesabına gider.
11. 11.5.520’nin iki bini. Kısmi ödeme, kendi adı olan olağan bir durumdur — ne “ödenmedi” ne de “ödendi”.
12. 12.Kaydedin. Kısmi ödeme, kendi adı olan başlı başına bir durumdur — ne “ödenmedi” ne de “ödendi” — ve burada yazdığınız referans, banka ekstresindeki havaleyi tam olarak bu faturaya bağlayacak olandır.
13. 13.Durum artık “Kısmen ödendi”, kalan tutar 3.520. Bu rakam hiçbir alanda yazılı değildir: toplamdan gelen tutar çıkarılarak her okumada hesaplanır; bu yüzden gerçeğin gerisinde kalamaz. Peki şimdi: bütün bunlar defterlere ne yaptı?
14. 14.Bir değil iki kayıt; ikisi de ayrı bir aktarma adımı olmadan otomatik olarak yazıldı. Alttaki faturadır: 4.800 satış ve 720 ödenecek vergi karşılığında alacaklar 5.520 borçlandırıldı — yani gelir, paranın geldiği gün değil, faturanın kesildiği gün tanındı. Üstteki tahsilattır ve satışlara hiç dokunmaz, çünkü satış bir kez gerçekleşti: banka iki bin arttı, alacaklar iki bin azaldı. Borç paraya dönüştü ve müşterinin hâlâ 3.520 borcu var.