الإجابة باختصار
عرض السعر اقتراح قابل للسحب ولا أثر له في الدفاتر. أمر البيع التزام متبادل بعد قبول العرض، وهو يحجز المخزون ولا يُقيَّد كإيراد. الفاتورة مطالبة بدين بعد التسليم، وهي وحدها التي تُسجَّل إيرادًا وتُحدث ضريبة. الترتيب الصحيح يحمي الطرفين: من وافق على ماذا، ومتى، وبأي سعر.
الخطوات
عرض السعر: اقتراح له تاريخ انتهاء
يذكر البنود والأسعار ومدة الصلاحية. مدة الصلاحية ليست تفصيلًا: بدونها يعود عميل بعد ثمانية أشهر يطالب بسعر لم يعد قائمًا. عرض السعر لا يُسجَّل في الدفاتر لأنه لم يحدث شيء بعد — لم يُسلَّم شيء ولم يُستحق شيء.
أمر البيع: اتفاق قبل التسليم
ينشأ حين يقبل العميل العرض. هنا يُحجز المخزون للعميل فلا يُباع مرتين، وتُعرف الكمية والسعر المتفق عليهما نهائيًا. ما زال لا يُسجَّل إيرادًا: الإيراد يحتاج تسليمًا. وهذه النقطة بالذات تُخطئ فيها برامج كثيرة فتُظهر مبيعات لم تحدث.
الفاتورة: المطالبة بعد التسليم
تصدر بعد تسليم البضاعة أو أداء الخدمة. هي التي تُقيَّد في الدفاتر: مدين العملاء، دائن المبيعات، ودائن الضريبة المستحقة. ولأنها تُنشئ دينًا فلها رقم متسلسل ولا تُعدَّل بعد صدورها.
والإيصال: إقرار بأن المال وصل
ليس بديلًا عن الفاتورة بل تاليًا لها. الفاتورة تقول «عليك كذا»، والإيصال يقول «استلمت كذا». منشأة تعطي إيصالات بلا فواتير لا تستطيع أن تعرف ما لها على عملائها، لأن ما لم يُسدَّد بعد لا يترك أثرًا.
أسئلة متكررة
- هل يمكن تخطي أمر البيع؟
- نعم في البيع الفوري من المعرض: البيع والتسليم والفاتورة في لحظة واحدة. أمر البيع يفيد حين يفصل بين الاتفاق والتسليم وقت — توريد مجدول، أو بضاعة تُطلب من مورد، أو مشروع على مراحل.
- هل عرض السعر مُلزِم؟
- يختلف بين الأنظمة، وغالبًا يصبح ملزمًا بقبول العميل داخل مدة صلاحيته. اكتب المدة والشروط بوضوح، وراجع نظام بلدك إن كانت المبالغ كبيرة.