Kısa cevap
Dört kararla başlayın: işinize yetecek kadar basit ve ondan büyük olmayan bir hesap planı, sabit bir mali yıl, bir işlemin ödendiğinde değil gerçekleştiğinde kaydedildiği tahakkuk esası ve tekrarlanamayan bir belge numaralandırma düzeni. Şimdi kaçındığınız her karmaşıklık, sonradan bir aylık temizlik işinden kurtarır; bugün kestirmeden gittiğiniz her yolun bedeli ilk denetimde ödenir.
Adımlar
İşinizin ölçeğine uygun bir hesap planı kurun
Beş grup: varlıklar, yabancı kaynaklar, özkaynaklar, gelirler ve giderler. Her birinin altında yalnızca gerçekten kullandığınız hesaplar. Tek bir dükkânın kırk gider hesabına ihtiyacı yoktur; kira, ücretler, elektrik, alışlar ve birkaç tane daha yeter. Kimsenin kullanmadığı bir hesap tabloları uzatır ve okunmasını zorlaştırır; eksik bir hesabı eklemek ise bir dakika sürer.
Mali yılı seçin ve bir daha değiştirmeyin
Ocaktan aralığa kadar olmak zorunda değildir. Birçok işletme durgun sezonunda biten bir yıl seçer; çünkü hareket azken stok sayımı ve defterlerin kapanışı daha kolaydır. Önemli olan sabit kalmasıdır: değiştirilmesi, yıldan yıla bir karşılaştırmayı iki farklı dönemin karşılaştırmasına dönüştürür ve bu size hiçbir şey söylemez.
Tahakkuk esasına göre kaydedin
Bir işlem, paranın hareket ettiği gün değil gerçekleştiği gün kaydedilir: müşteri ertesi ay ödese bile satış teslimat günü, tedarikçiye sonradan ödeseniz bile gider malların geldiği gün kaydedilir. Nakit esası daha basittir ama vadeli satış olan her ayda size yalan söyler — ardından felaket gibi bir ay gelen harika bir ay gösterir, oysa gerçekte iki ay da sıradandır.
İşletmenin parasını kendi paranızdan ayırın
Yalnızca işletmeye ait bir banka hesabı ve bu hesaptan hiçbir kişisel harcama yapılmaması. Küçük işletmelerin defterlerini en çok bozan budur: sahibin şahsi çekişleri gider olarak kaydedilir ve kârlı bir işletme zarar ediyormuş gibi görünür. Şahsi çekişler gelir tablosunda bir gider değil, bir özkaynak hesabıdır.
Her belgeyi baştan numaralandırın
Faturalar, satın alma siparişleri, yevmiye kayıtları ve makbuzlar; her biri kendi sırasıyla. Numaralandırma bir formalite değildir: iki yıl sonra belirli bir faturanın istenip bulunmasını ve aradan eksilen bir belgenin fark edilmesini sağlayan odur. Numaralandırmaya ilk belgeyle başlayın; sonradan eklemek, geçmişi elle numaralandırmak demektir.
Yılı beklemek yerine her ayı kapatın
Bakiyeleri gözden geçirin, banka mutabakatını yapın, gelen her tedarikçi faturasının defterlere girdiğinden emin olun — ardından ayı kapatın ki sonradan o aya hiçbir kayıt yapılamasın. Her ay kapanış yapan bir işletmeyle yılı bekleyen bir işletme arasındaki fark, bir aylık bir hatayı düzeltmekle, o günden beri her şeyin üzerine kurulduğu on bir aylık bir hatayı düzeltmek arasındaki farktır.
Sık yapılan hatalar
- Başka bir işletmenin hesap planını olduğu gibi kopyalamak. Bir fabrikanın hesap planı bir danışmanlık firmasına uymaz ve kullanılmayan hesaplar kullanılanları gölgede bırakır.
- Küçük giderlerin girişini ertelemek. Yıl sonundaki toplamları hiç de küçük değildir ve altı ay sonra onları hatırlamak imkânsızdır.
Sık sorulan sorular
- İlk günden bir muhasebeciye ihtiyacım var mı?
- Temeli atacak birine — hesap planını ve politikaları belirleyecek — bir kez de olsa ihtiyacınız vardır. Bundan sonraki günlük kayıtları, çift taraflı kayıt kurallarını zorunlu kılan bir yazılımla işletme sahibi yapabilir. Yıllık denetim ayrı bir konudur ve büyüklüğünüze ve ülkenizin mevzuatına göre zorunlu olabilir.
- Başlangıçta bir elektronik tablo yeterli mi?
- Birkaç ay ve birkaç düzine kayıt için yeterlidir. Sorun çıkaran hesaplama değil, sıra ve bağlantılardır: eski bir satırın değiştirilmesini hiçbir şey engellemez ve hiçbir şey bir faturayı kaydına ve stoğa bağlamaz. İşlemler günlük hâle geldiğinde, mutabakata harcanan zaman herhangi bir yazılımın maliyetini aşar.