Kısa cevap
Bir sistemi demonun asla göstermediği üç şeye göre değerlendirin: düzenlenmiş bir belgeyi değiştirmenizi engelliyor mu, tüm verilerinizi istediğiniz zaman dışarı alabiliyor musunuz ve sektörünüzün nasıl işlediğini anlıyor mu, yoksa çalışma şeklinizi değiştirmenizi mi bekliyor. Fiyat ve özellikler bundan sonra gelir — verilerinizi rehin tutan bir yazılım, ondan ayrılmaya karar verdiğiniz gün size fiyatının kat kat fazlasına mal olur.
Adımlar
Sorun: düzenlenmiş bir fatura değiştirilebilir mi?
Doğru cevap “hayır — alacak dekontuyla düzeltilir” olmalıdır. Düzenlenmiş bir faturayı değiştirmenize izin veren yazılım geçmişi yeniden yazmanıza izin verir ve bu, defterlerinizi herhangi bir denetçinin gözünde değersiz kılar. Cevabı dinlemekle yetinmeyin; demo sırasında bunu kendiniz denemek isteyin.
Tüm verilerinizi dışa aktarmayı isteyin
Bir rapor değil — verileriniz: müşteriler, ürünler, faturalar ve yevmiye kayıtları, açık bir formatta. Verilerinizi size geri vermeyen bir yazılım, bırakamayacağınız bir yazılımdır ve bunu en kötü anda fark edersiniz. Deneme süresinde dışa aktarmayı deneyin ve oluşan dosyayı açın.
Onların değil, kendi döngünüzü çalıştırın
Demolar başarılı olacak şekilde kurgulanır. Kendi sektörünüzden gerçek bir işlem alın — tekliften satış siparişine, faturaya ve ödemeye ya da satın almadan mal kabule ve tedarikçi faturasına — ve baştan sona kendiniz yürütün. Denemede zahmetli gelen her şey her gün zahmetli gelecektir.
Dili, yazı yönünü ve para birimini gerçekten kontrol edin
Bir “Arapça arayüz” olması yeterli değildir. Bir fatura yazdırın ve okuyun: rakamlar yerinde mi, Arapça bir ad İngilizce bir adın yanında ters dönmeden duruyor mu, tutarın yazıyla gösterimi doğru mu, para birimi ve yuvarlama ülkenize uygun mu? Bunlar dahili bir ekranda değil, müşterinize ulaşan bir belgede ortaya çıkar.
Ekranların ardındaki gerçek muhasebeyi sorun
Bir satış büyük deftere kendiliğinden işleniyor mu? Stok faturayla birlikte mi hareket ediyor, yoksa ayrı bir girişle mi? Bir dönem, sonradan içine hiçbir kayıt atılamayacak şekilde kapatılabiliyor mu? Pek çok sistem şık faturalar üretir ama defter üretmez; yıl sonunda muhasebecinin her şeyi ikinci kez gireceğini fark edersiniz.
Henüz geliştirilmemiş olana bakın
Açıkça sorun: bu yazılım bugün neyi yapmıyor? Net cevap veren bir satıcı, her şeyin mümkün olduğunu söyleyen birinden daha fazla güveni hak eder. Tarihleri de kontrol edin: iki yıldır tekrarlanan bir “yakında” hayır demektir.
Sık yapılan hatalar
- Özellik sayısına göre seçmek. Kimsenin açmadığı yüz özellik, her gün kullanılan on özellikten daha kötüdür; çünkü her ek ekran, işe alacağınız bir sonraki kişinin eğitimini uzatır.
- Veri taşımayı sonraya bırakmak. Açılış bakiyelerini, müşterileri ve ürünleri aktarmak gerçek bir iştir; bunu abone olduktan sonra fark etmek size bir aya mal olur.
Sık sorulan sorular
- Bulut mu, bir bilgisayara kurulu mu?
- Bulut; sunucu çalıştırmadan yedekler, güncellemeler ve her yerden erişim demektir; aynı zamanda internet bağlantınıza ve sağlayıcının varlığını sürdürmesine bağımlı olmak demektir. Kurulu yazılım size daha fazla kontrol verir ve yedekleme, güncelleme ve güvenliği size bırakır. Her iki durumda da sorun: verilerim nerede saklanıyor ve onları nasıl geri alırım?
- E-fatura için onaylı bir yazılıma ihtiyacım var mı?
- Ülkenize bağlıdır: bazı ülkeler yazılıma belirli gereklilikler getirir, bazıları getirmez. Satıcının reklamına değil, doğrudan ilgili idareye başvurarak doğrulayın ve arkasında bir belge olmayan her türlü “onay” iddiasına karşı dikkatli olun.
Bu rehberde geçen terimler
Diğer rehberler
- Yeni bir işletmenin defterleri nasıl kurulurDefterlerinizin iki yıl sonra hâlâ anlamlı olup olmayacağını belirleyen ilk kararlar: hesap planı, mali yıl ve ilk günden itibaren neyin kaydedileceği.
- Doğru bir vergi faturası nasıl düzenlenirBir vergi faturasında neler yer almalı, eksik bir fatura neden reddedilir ve gönderildikten sonra nasıl düzeltilir.