İçeriğe geç
Faturalar ve tahsilat · 6 dk okuma

Doğru bir vergi faturası nasıl düzenlenir

Bir vergi faturasında neler yer almalı, eksik bir fatura neden reddedilir ve gönderildikten sonra nasıl düzeltilir.

Kısa cevap

Doğru bir vergi faturası satıcının ve alıcının bilgilerini, asla tekrarlanmayan bir sıra numarasını, bir tarihi, her satırın miktarı ve fiyatıyla birlikte açıklamasını, vergi oranını ve tutarını, ayrıca vergi öncesi ve vergi sonrası toplamları içerir. Bunlardan herhangi biri eksik olan bir fatura, alıcının indirilecek vergiyi düşmesi için kabul edilmeyebilir — asıl zarar da budur: alıcı geri alamayacağı bir vergi öder, ardından faturayı yeniden düzenlemenizi istemek için size geri döner.

Adımlar

  1. Tekrarlanamayan bir numarayla başlayın

    Her faturaya tek bir sıra numarası verilir; bu numara asla yeniden kullanılmaz ve açıklanamayan boşluk bırakılmaz. İnceleyen kişinin bütün faturaları gördüğünden ve hiçbirinin aradan sessizce çıkarılmadığından emin olmasını sağlayan bu sıradır. Sırayı bir kez tanımlayın ve sisteme bırakın; elle numaralandırma, ilk yoğun ayda iki aynı numara üretir.

  2. İki tarafı da eksiksiz yazın

    İşletmenin sicil kaydında göründüğü şekliyle unvanı, adresi ve kayıtlıysa vergi numarası. Alıcı kayıtlı bir işletmeyse onun vergi numarası da yazılır — o olmadan alıcının şirketi vergiyi indiremez. Satıcının vergi numarasını taşımayan bir vergi faturası, okuyana satıcının kayıtlı olmadığını söyler; bu da satıcının hiç vergi tahsil etmemesi gerektiği anlamına gelir.

  3. Kalemleri ayrı ayrı yazın; asla tek satırda toplamayın

    Her satır açıklaması, miktarı, birim fiyatı ve tutarıyla. Büyük bir tutarın karşısında yalnızca “hizmetler” yazan tek bir satır, faturayı incelenemez hâle getirir ve müşteriyle ileride çıkabilecek her anlaşmazlığı dayanaksız bırakır. Ayrıntı önce size yarar: müşteri tek bir ürünü iade ettiğinde ne kadar alacak dekontu düzenleyeceğinizi tam olarak bilirsiniz.

  4. Vergiyi toplam üzerinden değil, her satır için hesaplayın

    Satırların oranları farklı olabilir: ülkenizin kurallarına göre bazıları genel orana tabidir, bazıları istisnadır veya sıfır oranlıdır. Vergiyi toplam üzerinden hesaplamak, iki satır farklılaştığı anda yanlış bir rakam verir ve ay sonunda ortaya çıkan yuvarlama farkları üretir. Her satır için hesaplayın, sonra toplayın.

  5. Toplamı yazıyla da yazın

    Rakamın yanında tutarın yazıyla gösterilmesi, Arapça ticari belgelerde köklü bir uygulamadır ve basit ama etkili bir korumadır: bir sayıdaki bir hane değiştirilebilir, yazılı bir cümle değiştirilemez. Birçok müşteri ve banka bunu bekler; yokluğu, doğru olsa bile faturanın eksik görünmesine yol açar.

  6. Düzeltmeyi alacak dekontuyla yapın, asla faturayı değiştirerek değil

    Düzenlenip teslim edilmiş bir fatura asla değiştirilmez. Hata, ona numarasıyla atıf yapan bir alacak dekontuyla düzeltilir; böylece asıl fatura düzenlendiği gibi kalır ve düzeltme yanında görünür. Düzenlenmiş bir faturayı değiştirmenize izin veren bir yazılım, geçmişi yeniden yazmanıza izin veren bir yazılımdır ve defterleri güvenilmez kılan da budur.

Sık yapılan hatalar

  • Vergi kaydı yaptırmadan vergi faturası düzenlemek. Vergi kaydı bulunmadan vergi tahsil etmek çoğu sistemde bir ihlaldir ve müşterinin bunu kabul etmesi durumu düzeltmez.
  • İptal edilmiş bir faturanın numarasını yeniden kullanmak. İptal edilen fatura numarasını korur ve iptal edilmiş olarak kalır; o numara asla başka bir faturaya verilmez.
  • Tutarını belirtmeden “vergi dâhil” yazmak. Alıcının indirim yapabilmesi için yalnızca orana değil, tutarın kendisine ihtiyacı vardır.

Sık sorulan sorular

Vergi faturası ile basitleştirilmiş fatura arasındaki fark nedir?
Vergi faturası kayıtlı bir işletmeye düzenlenir ve onun tam bilgilerini ve vergi numarasını taşır; basitleştirilmiş fatura ise genellikle nihai tüketiciye düzenlenir ve daha az bilgi içerir. Hangisinin geçerli olduğunu ve ikisini ayıran eşiği kendi ülkenizin kuralları belirler.
Fatura yabancı para birimiyle düzenlenebilir mi?
Çoğu sistemde evet, ancak vergi genellikle teslim tarihindeki resmî kurdan yerel para birimiyle de gösterilmelidir. Belge hangi para biriminde yazılmış olursa olsun, defterler kuruluşun kendi para biriminde tutulmaya devam eder.
Faturalar ne kadar süre saklanmalı?
Süre ülkeden ülkeye değişir ve genellikle beş ile on yıl arasındadır. Kendi kurallarınızı kontrol edin ve elektronik kopyayı bu sürenin sonunda da açılabilecek bir formatta saklayın.

Bu rehberde geçen terimler

Diğer rehberler

Tüm rehberler